Я абсолютно согласен с концепцией правильного построения встречи, но так же знаю и наши ограничения
И, как ни странно, главное ограничение заключается не в помещении, и не в сложности удержания 2 референсных систем (находящихся, между прочим, в продаже),а непосредственно в нас - участниках встречи.
Поясню. Такое неожиданно содержательное событие произошло во многом из-за того, что все сидели по норам и молчали как партизаны - описание компонентов нужно было вырывать клещами!
Не говоря уже о прислать компоненты чтобы можно было подготовить, подключить, настроить системы и к началу встречи показывать уже "спетые", прогретые системы.

Это опыт, который безусловно будет учтен в будущем