Целесообразно провести встречу состоящую из двух дней с ночлегом, кто не захочет может уехать в тотже день вечерним рейсом.
Для правильности подачи заявки на участие в мероприятии нужно;
1. Определить город голосованием(для всех)
2. Обозначить своё время прибытия в этот город на ЖД вокзал(кроме участников на личном автотранспорте)
3. Определиться с временем пребывания и необходимости ночлега(для всех)

Например: Шеремет Михаил, поезд;Одесса-Киев, прибытие 8:31, согласен на один или два дня, ночлег нужен, трансфер нужен, время отправки поезда в обратную сторону 23:14

ЗЫ; Если в Донецк или в Крым время поменять соответственно расписанию.