Советов нет, так как это не ПРОшный Форум, тут все больше по уютному hi-fi/hi-end/домашним кинотеатрам. А у вас задача профессиональной организации звука в большом помещении, с микрофонами, микшерами, киловаттами мощности и т.д.
Дмитрий Медведев, кстати, один важный момент упомянул - по возможности запаситесь в канцелярии/секретариате официальным запросом на бланке со штампом. Сотрудник с той стороны все-таки на основании чего-то должен будет делать эту работу.